営業担当必見!!売掛金の回収ノウハウを徹底解説!

売掛金回収

営業担当必見!!売掛金の回収ノウハウを徹底解説!

取引先の与信管理という言葉をご存知でしょうか?与信管理とは、取引先の業況や変化などを普段から見極め、取引先が突然倒産しないように、普段から変化の兆候を捉えておくということです。

中小企業においては、取引先の与信管理は、取引先企業の営業担当者が責任を負っていることが少なくありません。しかし、日常の営業担当者はノルマに追われ、新規取引先の開拓や取引量の拡大に注力しているため、細かな取引先の変化を把握できていないことがあります。

このような会社において、取引先の急な倒産や、業況の悪化によって売掛金が未回収になった場合には、当該取引先の営業担当者に未回収の損失を負わすことはできるのでしょうか?

結論としては、未回収の責任は会社が負わなければなりません。そのような事態にならないためにも、日常的に営業担当者の意識を高めること、会社の回収に関する管理体制を確立することは非常に重要です。

この記事では、売掛金回収における会社の管理体制の確立する方法とともに、営業担当者の与信管理に対する意識を高める方法などについて解説していきます。

1.売掛金管理の仕方

売掛金を未回収にしないためには、まずは社内での管理体制を確立することや、取引先との契約方法を決めておくことが最も重要になります。
どのような管理方法をとれば、リスクに備えることができるのでしょうか?

1.1 売掛金管理は回収条件から

売掛金の回収条件は取引先によって異なります。
月末締め翌月末締め払いの取引先もあれば、翌々月末締め払いの取引先もあるでしょう。

このように、取引先ごとによって異なる売掛金の回収条件を社内で把握していないことが散見されます。売掛金の管理は回収条件を社内で明確にすることがまずは重要です。また、取引先との契約段階で、全て同じ回収条件とすることも重要です。

1.1.1 回収条件の一覧表作り

まず、社内で回収条件の周知を図るために、取引先ごとの回収条件の一覧表を作成しておくという方法があります。

締め日、支払期日などを一覧表にして、どの取引先がいつ支払いなのか、担当者は誰なのか、督促方法はどのような方法なのか、取引先の連絡窓口は誰なのかを社内の誰もが一目で確認できるようにしておくということです。

このようにすると、取引先ごとに異なる回収条件が一目で分かるため、請求忘れなどの会社内部での未回収に関するミスを防ぐことができるという効果があります。

1.1.2 管理方法を確立

人員のタイトな中小企業で最も多いのが、「管理方法が確立されていない」ということです。管理方法が確立されていないということは、未回収の売掛金の回収に対する責任が不明瞭になっているということです。

特に、事業を始めた当初は、とにかく販路や取引先の拡大ばかりに目を奪われ、売掛金が未回収になる可能性を考慮に入れる余裕がありません。そもそも売上が足りない企業が、売掛金の回収にまで意識を向ける余裕がないのです。

しかし、このような状態を放置すると、いざ売掛金が未回収になったときに、未回収の売掛金の責任は誰にあるのかが不明瞭で、責任は営業担当者なのか、経理担当者なのか、経営者なのかなどの責任が不明瞭です。

さらに、督促の方法についても、電話で督促を行うのか、書面なのか、訪問による督促なのかということも不明瞭になります。こうなってしまうと、売掛金を期日通りに払うのは、取引先の善意と支払能力に委ねられてしまいます。

資金的に余裕のない企業は、こちらから督促を行わないと、必ずしも期日通りにお金を払ってくれるわけではありません。そのため、まずは自社で売掛金の管理方法を確立し、その方法に則って組織的に売掛金を管理する必要があるのです。

    1. 売掛金管理の責任部署はどこか(営業なのか経理なのか)
    1. 取引先ごとの責任者を決定
  1. 督促の方法を確立(1回目は電話による督促、2回目は郵便、3回目は訪問など)

このように、まずは自社で売掛金の管理方法を確立し、社内でそのルールを徹底させましょう。

1.2 営業担当者の引き継ぎは、要注意

営業担当者の転勤や退職などで、他の担当者へ引き継ぐ際には注意が必要です。取引先ごとの販売に関する引き継ぎだけになりがちだからです。

さらに、最も注意すべき点は、引き継ぐ取引先に未回収の売掛金が残っているかどうかの確認を怠らないことです。未回収の売掛金が残っているにも関わらず、未回収の情報を引き継がない場合には、売掛金が未回収のままになってしまうリスクがあり、反対に未回収がないにも関わらず、未回収ありとなっている場合には、後任の担当者が不正に請求し横領してしまうリスクもあります。

引き継ぎの際には「取引先に未回収の売掛金があるのか」「どの取引先が、どの程度延滞のリスクがあるのか」「延滞した場合には、取引先の誰に督促を行うべきなのか」などという督促に関してこれまで営業担当者が蓄積してきた情報もしっかりと後任に引き継ぐようにしておきましょう。

引き継ぎの際にも、「何を引き継いでいくのか」というルールを明確化するとともに、これまで営業担当者が蓄積した情報が社内の誰もが知ることができるよう、引継書の作成をルール化した方が良いでしょう。

2.長期滞留債権の売掛金管理

長期間未回収になっている売掛金はどのように管理すべきでしょうか?まずは、社内で回収方針を明確化するとともに、回収責任も明確化することが重要です。

2.1 回収するか、処理するかのどちらか

長期間未回収になっている売掛金について、回収するのか損失処理をするのかという判断をまずは社内で行う必要があります。

取引先の与信管理を行い、回収するという方針の場合には、営業担当者に督促を徹底させる、督促の方法をかえるなどの施策を施す必要があります。
回収の見込みがない場合には、まずは貸倒引当金を通常の債権よりも多く計上し、法的手段による回収へと方向転換を行いましょう。

2.2 回収責任は、100%営業(という意識が重要)

基本的に回収に関する責任は100%営業にあるということを徹底させてください。よほどの大企業でない限りは、回収専門の部署を作ることなど不可能ですし、経理担当者は取引先の事情をよくわかっておらず、取引先との折衝も得意としていません。

そもそも、当該取引先に対する売掛金を発生させたのは営業担当者なのですから、営業担当者には、販売から売掛金の決済までの責任があるということの意識の徹底を図ることが大事です。

営業担当者の中には、売上の拡大、ノルマの達成ばかりに気を取られ、回収責任は経理と勘違いしている人が多くいますが、売掛金の回収責任についても100%営業担当者であるという社内教育を行いましょう。

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