記帳代行の違反の種類

記帳を行うにあたり、税務上、法的書類や定められた書式が必要になってくるため、相当な専門的知識を必要とします。

しかしながら現状、日本の法律においては特に資格が必要ではなく、知識があれば誰でも記帳を行うことが可能です。

とはいえ実際には税法の改正、税務署などへの公的機関への正式書類にあたり素人が行うことは難しいでしょう。

知らず知らずのうちに違法なことを行っている可能性もあります。ここでは記帳代行作業を行うにあたって、記帳代行サービス(アウトソーシング)する際の留意点などをメインに探ってきます。

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そもそも記帳代行とは?

記帳代行とは、領収書や請求書、通帳などの資料から、記帳(帳簿作成業務)を代行するサービスになります。具体的には伝票や仕訳帳、現金出納帳など補助簿の作成までの業務を指すことが多いです。

記帳代行の違反の種類

税理士資格を持っていない業者が税務申告書類を作成した場合

前述した通り、記帳代行とは、領収書や請求書、通帳などの資料から、記帳(帳簿作成業務)を代行するサービスになります。

具体的には伝票や仕訳帳、現金出納帳など補助簿の作成までの業務のみになります。

ここまでの作業は会計業務とも言い換えることができるでしょう。会計業務は記帳代行サービスで問題ありません。

注意しなくてはならいのは、税務申告や決算申告をセットで記帳代行サービス会社に行ってもらおうとお考えの場合です。

その会社との記帳代行サービス契約において、そもそも税理士が在籍しているか、提携しているかを確認してください。

税務相談・税務書類の作成や提出・代理業務など、税務に関する相談業務は税理士の資格が必要になってきます。

これに違反すると、最悪の場合、何らかの罰則を受けることになります。

依頼者本人の署名捺印があったとしても税理士資格がない者が作成した書類での税務申告

税理士資格のない人は、税務申告書類の作成を代行することはできません。

その場合、依頼者本人の署名捺印があっても、税理士資格のないものが作成した書類での申告は違法ということになります。

仮に税理士が作成や申請にあたり、依頼者本人にその旨説明していても違法行為です。

税理士の署名捺印があったとしても実情として名義貸しで、書類作成者が税理士資格のない業者の場合

税理士資格のない記帳代行業者が作成した税務申告書に、税理士の署名捺印があったとしても実情がただの名義貸しで、書類作成者が税理士資格のない業者の場合、これも違法行為です。

「名義貸し」と言います。よくあるケースとしては、ニセ税理士(詳細後述)が税理士資格を有する人に署名捺印してもらうという場合です。

もちろんこのケースも違法に当たりますが、作成された書類を見ただけだと違法性を発見するのは難しいと思いますので注意が必要です。

このような違反行為で懲戒処分を受けている税理士は国税庁のHPで確認することができますので、記帳代行サービスを使ってみようかな、とお考えの方はまずはHPでチェックしてみるのもいいでしょう。
https://www.nta.go.jp/taxes/zeirishi/chokai/shobun/list.htm

記帳代行会社とのトラブルを避けるために(税理士)

これらの違法行為は、すべて税理士が在籍しているか、否か、に関わる問題でした。

税理士とは?

税に関する仕事を専門的に行うことができる税務のスペシャリスト。税理士になるためには国家資格である税理士資格を保有する必要があります。

税理士の役割・義務(独占業務とも言えます)は、「税務代理」「税務書類の作成」「税務相談」といった業務になります。

世の中には税理士資格を保有していないにもかかわらず、低価格などを装いこれらの業務を違法にこなす人がいます。一般的に「ニセ税理士」などと呼ばれているようです。

そのような違法業務に関与しないためにも、まずは税理士の見分け方を見ていきましょう。

税理士資格の有無の確認方法

  • 税理士証票と税理士バッジ

税理士は、必ず「税理士証票」と「税理士バッジ」を保有しています。

税理士証票とは、顔写真付きのカードで税理士の身分証明書です。また、税理士にもバッジがあります。

「見せることはできない」「紛失した」などと言われた場合、「ニセ税理士」である確率が高いです。疑ったほうがいいでしょう。

  • 所属する税理士会を調査しその税理士会の登録名簿を閲覧する

税理士として税理士業務を行うためには、有償無償に関わらず、日本税理士会連合会の税理士名簿に登録を行わなければならないと決まっています。(税理士法第十八条)

日本税理士会連合会運営の税理士情報検索サイトでは、税理士登録されている全国の税理士情報を検索することができます。

こちらでも確認を行うことでトラブル防止になるでしょう。
https://www.zeirishikensaku.jp/

アウトソーシング先の記帳代行会社が税理士と提携している場合に、決算申告や税務申告まで行ってもらおうとお考えの方は、その提携税理士とも一度直接顔を合わせてお話をされることをお勧めいたします。

記帳代行会社とのトラブルを避けるために(その他)

会社の重要情報流出リスク

記帳代行サービスをアウトソースする場合、社内の重要な使用を外部の記帳代行会社へ渡すことになります。

万が一ですが、証憑類の紛失や流出などが起こる可能性もあるかとお思いますので情報管理には十分に注意する必要があります。

記帳代行サービス会社が情報管理にどのような取り組みを行っているか、事前に確認することも必要かもしれません。

場合によっては機密保持義務や守秘義務を契約書に明記することをお勧めいたします。

また、義務を明記するのと合わせて万が一に備えて罰則なども明記した方がいいかもしれません。

ちなみに先ほどから上がっている税理士のような職務の特性上、秘密保持が必要とされる職種は、「職務上知った秘密を守るべき義務」が法律上で定めされています。

よって、税理士は「秘密保持契約」を結んでいなくても守秘義務が発生するので、別途契約書に秘密保持契約の旨明記がなくても秘密を漏らすことは絶対にいけないことです。

記帳代行先も人が行う作業ですので万が一の失敗が発生する可能性もあります。

例えば、「記帳代行先に渡した証憑類を紛失された」「郵送した証憑類が届かないと言っている」などが想定されるケースでは多いかなと思います。

こいった人為的なミスは100%なくすことは難しいですが予防策をはっておくことが重要でしょう。

例えば、証憑類のコピーをこちらでも保管しておく、事前にトラブルが発生した場合の対処法を外注先と契約書やマニュアルなど作成して明文化しておく、などです。

サービスの契約期間

記帳代行のサービスを行っている会社は、原則1か月単位での契約になります。

契約期間が短く切り替えが簡単にできるのは、顧問税理士などと顧問契約を行うより精神的にも財政的にも非常に負担が少なく行うことが可能です。

ただしサービス内容によっては最低契約期間や担当者変更に関して規約を設けている可能性もある他、ご留意ください。特に税理士関連の業務(税務申告や決算申告などを包括して契約される方)や、記帳代行に関わるシステム設定や必要な設備支給などがある場合には契約期間にも注意が必要です。

まとめ(結論)

記帳代行サービスは、専門的な知識を多く要するため、知らず知らずうちに違法行為を行う当事者になりうる可能性があります。

また、違法行為と知っていても気づかなかったなどならないよう、契約前に記帳代行会社ときちんとコミュニケーションをとって業務に努めましょう。

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