記帳代行会社の選び方

記帳を行うにあたり、税務上、法的書類や定められた書式が必要になってくるため、相当な専門的知識を必要とします。

しかしながら現状、日本の法律においては特に資格が必要ではなく、知識があれば誰でも記帳を行うことが可能です。

とはいえ実際には税法の改正、税務署などへの公的機関への正式書類にあたり素人が行うことは難しいでしょう。

知らず知らずのうちに違法なことを行っている可能性もあります。ここでは記帳代行サービス(アウトソーシング)する際の注意点・留意点などをメインに探ってきます。

そもそも記帳代行とは?

記帳代行とは、領収書や請求書、通帳などの資料から、記帳(帳簿作成業務)を代行するサービスになります。

具体的には伝票や仕訳帳、現金出納帳など補助簿の作成までの業務を指すことが多いです。

信頼できる依頼先を選ぶ

本業に専念し、会計業務を外注先に任せるためには、信頼できる記帳代行会社を選ぶ必要があります。例えば一概に安いからダメ!というわけではありませんが、企業努力をして安くしている会社、安かろう悪かろうで対応している会社、と様々です。信頼できる記帳代行会社を見つけるべく、いくつかポイントを見ていきたいと思います。

専門家の有無

記帳代行を行うにあたり特に資格は不要ですが、記帳代行会社が税理士、行政書士、社会保険労務士など幅広い有資格者を擁する会社であるか、多様な有資格者とつながりを持っているか、で業務の質や安心感は変わってきます。

また、一口に記帳代行、税理士、会計士などと言っても、個人個人に特色があり、得意分野が異なります。

自分の事業分野に精通している人に任せることができるのであればそれに越したことはありません。

事前にサービスをお願いしようか検討している記帳代行サービス会社に確認してみるといいでしょう。

綿密なコミュニケーション

証憑類を処理する際、「これは何に使われたものなのか?」といった「科目不明」などといった疑問点が必ず記帳代行先で起こります。

その際に1つ1つ、双方に確認する作業が発生します。近年では電話だけでなく、メールやチャットツールを介して双方に連絡を取る手段が可能ですので、都合のいい連絡手段を事前に決めておくのも大切です。

機密保持義務や守秘義務の明文化

記帳代行サービスをアウトソースする場合、社内の重要な使用を外部の記帳代行会社へ渡すことになります。

万が一ですが、証憑類の紛失や流出などが起こる可能性もあるかとお思いますので情報管理には十分に注意する必要があります。

記帳代行サービス会社が情報管理にどのような取り組みを行っているか、事前に確認することも必要です。

場合によっては機密保持義務や守秘義務を契約書に明記することをお勧めいたします。

また、義務を明記するのと合わせて万が一に備えて罰則なども明記した方がいい場合もあるかと思います。

ちなみに税理士のような職務の特性上、秘密保持が必要とされる職種は、「職務上知った秘密を守るべき義務」が法律上で定めされています。

よって、税理士は「秘密保持契約」を結んでいなくても守秘義務が発生するので、別途契約書に秘密保持契約の旨明記がなくても秘密を漏らすことは絶対にいけないことです。

記帳代行先も人が行う作業ですので万が一の失敗が発生する可能性もあります。

例えば、「記帳代行先に渡した証憑類を紛失された」「郵送した証憑類が届かないと言っている」などが想定されるケースでは多いかと思います。

こいった人為的なミスは100%なくすことは難しいので予防策をはっておくことが重要でしょう。

例えば、証憑類のコピーをこちらでも保管しておく、事前にトラブルが発生した場合の対処法を外注先と契約書やマニュアルなど作成して明文化しておく、などです。

契約解除に関する条件の明記

記帳代行を外の会社に依頼したけれど、対応が悪い、連絡が遅い、など自社と相性が悪いな、と感じた場合に他の記帳代行会社に変更することが可能です。

記帳代行のサービスを行っている会社は、原則1か月単位での契約になります。契約期間が短く切り替えが簡単にできるのは、顧問税理士などと顧問契約を行うより精神的にも財政的にも非常に負担が少なく行うことが可能です。

ただしサービス内容によっては最低契約期間や担当者変更に関して規約を設けている可能性もあるためご留意ください。

特に税理士関連の業務(税務申告や決算申告などを包括して契約される方)や、記帳代行に関わるシステム設定や必要な設備支給などがある場合には契約期間や解除方法にも注意が必要です。

税務相談ができるのは有資格者の税理士だけ

記帳代行とは、領収書や請求書、通帳などの資料から、記帳(帳簿作成業務)を代行するサービスになります。

具体的には伝票や仕訳帳、現金出納帳など補助簿の作成までの業務のみになります。ここまでの作業は会計業務とも言い換えることができるでしょう。

会計業務は記帳代行サービスで問題ありません。注意しなくてはならいのは、税務申告や決算申告をセットで記帳代行サービス会社に行ってもらおうとお考えの場合です。

その会社との記帳代行サービス契約において、そもそも税理士が在籍しているか、提携しているかを確認してください。

税務相談・税務書類の作成や提出・代理業務など、税務に関する相談業務は税理士の資格が必要になってきます。

世の中には税理士資格を保有していないにもかかわらず、低価格などを装いこれらの業務を違法にこなす人がいます。

一般的に「ニセ税理士」などと呼ばれているようです。記帳代行業者がそのようなニセ税理士と組んで業務を行う悪質なケースも見られるようです。

違法業務に関与しないためにもしっかりと事前確認を行う必要があると言えます。

明朗会計であるかどうか(明確な料金体系であるか)

価格設定がわかりやすいか

創業して1期目のみ格安なケース(初期費用のみやすいケース)

契約期間は2年で契約したのに、料金設定が1期目(初年度)と2期目以降で違うケースなどがあります。結果として割高になる可能性があるので注意が必要です。

月額料金のみか、従量課金制か

月額料金が一律で決まっているケースはわかりやすいですが、それに対し月額基本料金を設定してさらに、一定の仕訳数を超えると段階的に料金がアップする料金設定が従量課金制です。

月額基本料金+従量課金の相場はおおよそ下記程度です。

〜50仕訳以内— 6,000円
〜100仕訳以内—10,000円
101〜200仕訳—15,000円〜17,000円
201〜300仕訳—20,000円〜21,000円
301〜400仕訳—25,000円
401以上〜 仕訳—30,000円

自分の会社の経理書類がどの程度のボリュームか把握して選択するように心がけましょう。

月次決算が可能か

記帳代行サービスは原則1ヶ月単位での契約になることが多いので、自動的に月次決算になることが多いと思います。

手間がかかるし、1年分まとめて(年次決算)でもいいんじゃない?とお考えの方もいらっしゃるかと思いますが、月次決算は経営判断を行う上では欠かせないものです。

自社の損益状況や取引量を把握することが可能だからです。それらの記帳をもとに損益状況の確認、今後の損益予測、経費の費用対効果の確認、強いては納税予測や節税対策にまでつながります。

創業まもない時期だと、記帳代行サービスで毎月経費をかけられないとお考えの方も、最低でも2〜3か月毎に月次決算を出すようなサービスを利用することをお勧めいたします。

まとめ(結論)

記帳代行サービス会社にも様々な特色を持つ会社が多数存在します。

契約前に記帳代行会社ときちんとコミュニケーションをとって自社に会うサービスを提供してくれるのはどの会社なのか、しっかり見極めるようにしましょう。

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